terça-feira, 29 de junho de 2010

O desafio de conduzir uma apresentação

Muitas pessoas me perguntam como conduzir uma apresentação ou mesmo uma reunião maior. Aqui vão algumas dicas simples para você conduzir uma reunião com resultados:

• Comece sempre a apresentação com um “quebra-gelo” ou seja alguma coisa que deixe os participantes mais à vontade individualmente e entre os demais participantes;
o Um exemplo de quebra-gelo é a formação de grupos heterogêneos ou homogêneos, mas diferentes dos que foram espontaneamente formados pelos participantes;
o Outro exemplo é fazer logo um rápido “jogo” ou “brincadeira” em que todos se descontraiam e se relacionam com as demais pessoas presentes. Há um exemplo que sempre funciona. Ao invés de dar os “crachás” certos para os participantes, as pessoas recebem crachás de outras pessoas e devem procura-las para entregar o crachá e cumprimenta-las antes do início da reunião. As técnicas de “quebra-gelo” dependem da criatividade de cada coordenador e do tamanho e características do grupo;

• Quando fizer apresentações em PowerPoint coloque nas lâminas apenas as palavras principais que se refiram ao conteúdo. Nunca coloque textos longos. Use sempre letras grandes – as maiores que puder.

Evite gráficos, tabelas, etc. e quando eles foram inevitáveis, faça do maior tamanho possível e o mais simples possível;
• Sempre que possível, distribua cópias impressas das transparências. Para que os participantes prestem atenção à sua explanação, avise que as cópias serão distribuídas após a apresentação;

• Sempre depois de uma exposição procure fazer um trabalho em grupo para que as pessoas possam discutir o conteúdo da apresentação. Quando não há tempo para o trabalho em grupo, faça uma discussão aberta por alguns minutos para dirimir as dúvidas principais. Você ficará surpreso ao ver que as pessoas ficaram com dúvidas que você jamais imaginaria;

Lembre-se da importância da formação dos grupos. Atente para os seus “objetivos” para formar grupos homogêneos ou heterogêneos de acordo com cada caso;

• Quando usar um filme ou vídeo, faça após a apresentação um aprofundamento de seu conteúdo. Faça com que os participantes discutam os temas principais e reforce os conceitos que você quis passar com aquele documento audiovisual;

• Procure fazer um intervalo a cada duas horas, no máximo. A maioria das pessoas não consegue manter a concentração necessária por muito tempo;

• Termine a reunião sempre com alguma atividade que eleve o “astral” dos participantes. Nunca deixe uma reunião terminar “para baixo”. Lembre-se que a primeira impressão é fundamental para o desenvolvimento da reunião. Mas a última impressão é essencial para os resultados pós-reunião. Não se descuide disso. Os participantes devem ter uma “memória” positiva da reunião e isso dependerá muito de como ela terminar.
o Somente a criatividade determinará como terminar uma reunião. Isso dependerá novamente dos objetivos, da composição do grupo, etc.;

• E por último, sempre que possível, faça com que as pessoas saiam da reunião com uma “lembrança” material do evento. Um brinde qualquer com significado é fundamentalmente importante. Isso fará com que a reunião e seus objetivos sejam perpetuados. Escolha brindes que os participantes possam colocar sobre suas mesas, estantes, etc. Cuidado com brindes que são facilmente colocados numa gaveta ou doados a terceiros.

Com estas pequenas “dicas” acreditamos que você possa fazer uma apresentação com sucesso.

Boa apresentação!



PROF. LUIZ MARINS

Antropólogo. Estudou Antropologia na Austrália (Macquarie University/School of Behavioural Sciences) sob a orientação do renomado antropólogo indiano Prof. Dr. Chandra Jayawardena e na Universidade de São Paulo (USP), sob a orientação da Profa.Dra. Thekla Hartmann;

- Licenciado em História (Faculdade de Filosofia, Ciências e Letras de Sorocaba); estudou Direito (Faculdade de Direito de Sorocaba); Ciência Política (Universidade de Brasília - UnB); Negociação (New York University, NY, USA); Planejamento e Marketing (Wharton School, Pennsylvannia, USA); Antropologia Econômica e Macroeconomia (Curso especial da London School of Economics em New South Wales) e outros cursos em universidades no Brasil e no exterior.   

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